Green Meetings und Green Events

Der Veranstaltungsort ist vom/zum nächstgelegen internationalen Flughafen oder internationalen Bahnhof in fünf Stunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen.

Oder:

Vom nächstgelegen internationalen Flughafen oder internationalen Bahnhof wird für die An- und Abreise ein spezieller Sammel-Shuttledienst eingerichtet.

Beurteilung und Prüfung: Die Lage des Veranstaltungsortes und seine Erreichbarkeit sind bekannt zu geben.

Den Teilnehmer/innen wird bereits bei Bewerbung der Veranstaltung, spätestens aber bei der Anmeldung vorrangig eine Klima schonende An- und Abreise nach den gegebenen Möglichkeiten kommuniziert. Zugverbindungen, (Bus)fahrpläne, Angaben zur Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, Weglängen zwischen Station und Veranstaltungsort etc. werden genau dargestellt und vorrangig vor den Anreisemöglichkeiten mit dem Auto erklärt.

Beurteilung und Prüfung: Entsprechenden Unterlagen wie Einladungen, Programm, Screenshot der Anmeldung etc. sind vorzulegen.

Side Events, Ausflüge etc. sind so organisiert, dass sie zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar sind oder mit einem Sammel-Shuttledienst durchgeführt werden.

Beurteilung und Prüfung: Die Orte der Side Events, ihre Entfernung zum Veranstaltungsort und die vorgesehene Mobilität sind anzugeben.

Sind vor Ort geeignete Beherbergungsbetriebe vorhanden, die mit einem Umweltzeichen nach ISO Typ 110, EMAS oder ISO 14001 zertifiziert sind, muss mindestens einer davon Teil des Nächtigungsangebots sein.

Beurteilung und Prüfung: Die Namen der Betriebe und ggf. entsprechende Verträge / Kontingentbuchungen sind vorzulegen.

a) Der/die Lizenznehmer/in oder Veranstalter/in informiert alle Unterkunftsbetriebe über die Umweltstandards der Veranstaltung.

b) Der/die Lizenznehmer/in oder Veranstalter/in fordert Unterkunftsbetriebe, die nicht mit dem Österreichischen Umweltzeichen oder dem EU Ecolabel ausgezeichnet

sind, auf, ihre Umweltleistungen anhand der Checkliste darzustellen (bevorzugt direkt in der Produktdatenbank). Außerdem informiert er/sie die Hotels über die Möglichkeit der Erlangung einer Umweltauszeichnung (Umweltzeichen, EMAS oder ISO 14001).

Beurteilung und Prüfung: Das Anschreiben ist vorzulegen.

a) Der/die Lizenznehmer/in oder Veranstalter/in informiert den/die Veranstaltungsstättenbetreiber/in (so er/sie nicht mit dem/der Lizenznehmer/in ident ist) über die Umweltstandards der Veranstaltung.

b) Hat der Veranstaltungsort keine Umweltauszeichnung muss er seine Umweltleistungen anhand der Checkliste mit Nachweisen darstellen (bevorzugt in der Produktdatenbank).

Beurteilung und Prüfung: Die Kommunikation mit dem Veranstaltungsort ist vorzulegen.

Der Veranstaltungsort verfügt über ein aktuell gültiges, schriftliches Abfallwirtschaftskonzept, so er gesetzlich dazu verpflichtet ist eines zu führen.

Beurteilung und Prüfung: Das Abfallwirtschaftskonzept ist vorzulegen.

Jede (Damen-)Toilette ist mit einem geeigneten Abfallbehälter ausgestattet, die Gäste werden aufgefordert, entsprechenden Abfall in den Behälter statt in die Toilette zu entsorgen.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung dieses Kriteriums ist zusammen mit dem Wortlaut des Hinweises für die Gäste vorzulegen.

Werden für die Veranstaltung Gebäude dauerhaft neu errichtet, müssen sie

a) einem nachhaltigen Baustandard entsprechen z.B.: TQB.2010, LEED (Leadership in Energy and Environmental Design), klima:aktiv Standard, Green Building, DGNB-ÖGNI, Passivhaus etc. und

b) ein nachhaltiges Nachnutzungskonzept vorlegen.

Beurteilung und Prüfung: Die entsprechenden Unterlagen (Baubescheide, Konzept) sind vorzulegen.

a) In Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsort prüft der/die Lizenznehmer/in das am Veranstaltungsort vorhandene Abfallwirtschaftskonzept auf die Eignung für die Veranstaltung. Wenn das Abfallkonzept nicht passend oder ausreichend ist, erstellt der/die Lizenznehmer/in in Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsort oder dem Entsorger ein individuelles Abfallkonzept für die Veranstaltung.

b) Bei Veranstaltungen im Freien: es wird ein Abfallkonzept für die Veranstaltung erstellt, bei dem sämtlicher gefährlicher Abfall vermieden wird und nicht vermeidbarer Abfall im Rahmen der Veranstaltung vollständig entsorgt wird.

Das Abfallkonzept setzt den Schwerpunkt im Bereich Abfallvermeidung und berücksichtigt alle Bereiche (Publikumsbereich, Backstage, Küche oder Catering, allgemeiner Office-Betrieb, Standbauten etc.) sowie veranstaltungsspezifische Besonderheiten.

Beurteilung und Prüfung: Die entsprechenden Unterlagen und Vereinbarungen werden vorgelegt.

Wenn der/die Veranstalter/in oder Lizenznehmer/in ohne Catering oder außerhalb des Caterings selbst Verpflegung in geringfügigem Umfang zur Verfügung stellt (z.B. Kaffee, Tee, Saft, Wasser und Brötchen oder Kuchen etc.), dann

 Wird ausschließlich Mehrweggeschirr verwendet.

 Werden keine Dosen verwendet/ausgegeben.

 Werden bei Getränken ausschließlich Mehrweggebinde oder Großgebinde verwendet18.

 Leitungswasser gratis zur Verfügung gestellt

 Keine Kaffee/Teemaschinen mit Kapselsystemen verwendet

Dieses Kriterium gilt auch für von Sponsoren bereitgestellte Getränke.

Beurteilung und Prüfung: Vereinbarungmit dem/der Veranstalter/in und ggf. Sponsoren.

Bei der Verwendung von wiederverwendbaren Namensschildern (Badges) werden diese nach der Veranstaltung eingesammelt und für eine Wiederverwendung bereitgehalten.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung dieses Kriteriums wird vorgelegt (z.B. Vereinbarung Veranstalter/in).

a) Alle Mitarbeiter/innen werden in geeigneter Weise (z.B. anhand von schriftlichen Informationen oder Anweisungen) informiert und angehalten Abfälle zu vermeiden und nicht vermeidbare Abfälle nach den Vorgaben des Veranstaltungsortes oder der Veranstaltung zu trennen.

b) Möglichkeiten zur sinnvollen und geeigneten Trennung und Sammlung der Abfälle werden dezentral angeboten (jeweils mehrfach Backstage, im Küchensektor, etc.).

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Art und Weise der Einhaltung dieses Kriteriums wird vorgelegt (Z.B. Mitarbeiterinformation)

a) Alle Teilnehmer/innen werden in geeigneter Weise informiert und angehalten Abfälle zu vermeiden und nicht vermeidbare Abfälle nach den Vorgaben der Veranstaltung zu trennen und zu entsorgen.

b) Möglichkeiten zur sinnvollen und geeigneten Trennung und Sammlung der Abfälle im Gästebereich werden dezentral mehrfach angeboten.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Art und Weise der Einhaltung dieses Kriteriums wird vorgelegt.

Der/die Lizenznehmer/in kauft bei Neuanschaffungen von Geräten für die Veranstaltung ausschließlich energieeffiziente Geräte ein. (aktueller Standard Energy Star oder TCO, Umweltzeichen nach ISO Typ 1, gelistet auf „topprodukte“ etc.).

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums wird vorgelegt, (z.B. Vereinbarung Veranstalter/in) entsprechende Rechnungen werden als Belege aufbewahrt.

Sämtliche veranstaltungsrelevante Druckwerke (Einladungen, Tagungsmappen, Dokumentationen, Poster etc.) sind nach dem Prinzip des minimalen Ressourcenaufwands angefertigt: geringe Auflage, kleines Druckformat, doppelseitige Kopien, Ersatz durch elektronische Datenträger, Mail-Services, Internet, Apps etc.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums wird vorgelegt (z.B. Vereinbarung Veranstalter/in).

Das verwendete Papier bei externen Druckaufträgen (z.B. für Prospekte, Briefpapier, Programme, Kuverts etc.) trägt ein Umweltzeichen nach ISO Typ I10 oder ist aus 100% Recyclingpapier oder ist mindestens total chlorfrei gebleicht (TCF) oder entspricht den Kriterien der Mustermappe ÖkoKauf Wien11. FSC und PEFC alleine sind nicht ausreichend!

Beurteilung und Prüfung: Ein Nachweis der verwendeten Papiere wird vorgelegt.

Alle Veranstalter/innen und alle Sponsoren/innen verzichten auf Einweggetränkeverpackungen als Give-Aways.

Beurteilung und Prüfung: Vertragliche

Der/die Lizenznehmer/in oder der/die Veranstalter/in informiert alle Aussteller/innen über die Umweltqualität der Veranstaltung und kommuniziert Ihnen die Empfehlungen zu den Umweltkriterien.

Beurteilung und Prüfung: Die entsprechenden Informationsunterlagen werden vorgelegt.

Der/die Lizenznehmer/in oder der/die Veranstalter/in informiert alle an der Veranstaltung beteiligten und für den Bau der (Messe)stände direkt oder indirekt zuständigen Unternehmen über die Umweltqualität der Veranstaltung und gibt ihnen die Empfehlungen zu den Umweltkriterien bezüglich Messestände weiter.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums und die entsprechenden Informationsunterlagen werden vorgelegt.

Der/die Lizenznehmer/in oder der/die Veranstalter/in trifft mit allen Aussteller/innen folgende vertragliche Vereinbarung:

a) Am Stand anfallender Abfall muss nach den Vorgaben des Abfallmanagementsystems entsorgt werden.

b) Während der Veranstaltung darf am Stand kein Einweggeschirr (Becher, Teller, Besteck etc.) verwendet werden. Außerdem keine Verwendung/verkauf/Ausgabe von Getränkedosen.

c) Die verwendeten Materialien, die in der Verantwortung des Ausstellers liegen, (Ständer, Roll ups, Dekoration, evtl. Bodenbelag etc.) sind wiederverwendbar und werden wiederverwendet.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums und eine vertragliche Vereinbarungen wird vorgelegt.

6. Catering und Gastronomie

 Einkauf in Mehrwegtransportverpackungen oder zumindest recyclingfähigen Verpackungen.

 Verwendung von wieder verwendbaren Tischdecken.

 Verwendung von wieder verwendbarer oder kompostierbarer Dekoration. Wenn kompostierbare Dekoration eingesetzt wird, so ist sicher zu stellen, dass sie nach Ende der Veranstaltung über die getrennte Sammlung für Bioabfälle erfasst und entsorgt wird.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen wird vorgelegt.

Geschirrmobile sind an die öffentliche Abwasserentsorgung angeschlossen oder weisen ein Abwasserentsorgungskonzept vor.

Beurteilung und Prüfung: Die Technik des verwendeten Geschirrmobil-Systems ist zu belegen.

Lebensmittel- und Speiseabfälle werden sachgerecht umweltverträglich entsorgt (je nach Möglichkeit Biogasanlage oder Kompostierung).

Beurteilung und Prüfung: Das entsprechende Abfallkonzept ist vorzulegen (es kann auch das Abfallkonzept der Location oder der Veranstaltung sein, wenn passend).

Es werden keine „Open Front Cooler“ verwendet.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen wird vorgelegt.

Strom oder Gaspilze zur Beheizung im Freien werden auch im Bereich des Caterings nicht eingesetzt.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen wird vorgelegt.

Während der Veranstaltung wird Gratis-Leitungswasser zur Verfügung gestellt.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen wird vorgelegt und die Umsetzungsweise erklärt.

Zumindest zwei landwirtschaftliche Erzeugnisse sind saisonal und regional24 erzeugt.

Beurteilung und Prüfung: Die Erzeugnisse und Erzeuger müssen bekannt gegeben werden.

Zumindest zwei Getränke sind aus regionaler24 Erzeugung.

Beurteilung und Prüfung: Die Erzeugnisse und Erzeuger müssen bekannt gegeben werden.

Alle verwendeten Meeresfische und Meeresfrüchte stammen aus Wildfang mit MSC (Marine Stewardship Council) Gütesiegel oder aus biologischer Aquakultur.

Beurteilung und Prüfung: Die Erzeugnisse und Erzeuger müssen bekannt gegeben werden.

Es werden keine aus Sicht des Tier- und Artenschutzes bedenklichen Lebensmittel verwendet (z.B. Kaviar, Blauflossenthunfisch, Hai, Schildkröten, Gänsestopfleber, Froschschenkel etc.).

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen sowie die Speisekarte werden vorgelegt.

Alle verwendeten Eier (Stückeier) stammen zumindest von Legehennen aus Freilandhaltung.

Beurteilung und Prüfung: Die Bezugsquelle wird genannt.

Mindestens ein vegetarisches oder veganes Gericht wird angeboten.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen sowie die Speisekarte werden vorgelegt.

a) alle Mitarbeiter/innen, die zum Catering beitragen (u.a. Einkauf, Küche, Service), sind über die Kriterien informiert.

b) Alle Mitarbeiter/innen vor Ort sind über die Jugendschutzbestimmungen informiert und werden aufgefordert diese einzuhalten.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen wird vorgelegt und die Umsetzungsweise erklärt.

a) Die Erzeuger/innen der regionalen Lebensmittel/Getränke werden auf den Speise- / Menü- oder Tischkarten angeführt.

b) Auf die besondere Qualität des Catering-Angebots wie z.B. saisonale oder ökologische Produkte, MSC Fisch etc. wird direkt (auf Tischkarten, Tageskarten, Speisekarten, etc.) hingewiesen.

c) Alle Service-Mitarbeiter/innen sind eingeschult und können die Gäste auch mündlich informieren.

Beurteilung und Prüfung: Die vertragliche Vereinbarung mit dem Catering-Unternehmen sowie Speisekarten/Tischsteher etc. werden vorgelegt oder die Umsetzungsweise erklärt.

Der/die Lizenznehmer/in und der/die Veranstalter/in kommunizieren den an der Organisation und Durchführung beteiligten Mitarbeitern/innen und Partnern/innen frühzeitig die Greening Maßnahmen und Nachhaltigkeitsstandards der Veranstaltung: bei der internen Planung, in Vertragsverhandlungen, bei Ausschreibungen etc.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums wird vorgelegt (z.B. Vereinbarung mit Veranstalter/in) und entsprechend belegt.

a) Der/die Lizenznehmer/in und der/die Veranstalter/in kommunizieren den Teilnehmern/innen und der Öffentlichkeit frühzeitig die Greening Maßnahmen und Nachhaltigkeitsstandards der Veranstaltung: in der Einladung, bei der Anmeldung, über die Website, auf Programmfoldern, über diverse Medien etc.

b) Teilnehmer/innen der Veranstaltung werden aufgefordert und motiviert die Greening Maßnahmen zu unterstützen und sich daran zu beteiligen.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums wird vorgelegt (z.B. Vereinbarung mit Veranstalter/in) und entsprechend belegt.

Eine qualifizierte Ansprechperson („Greening Beauftragte/r “) wird bekannt gegeben und steht den Teilnehmer/innen, Partner/innen etc. im Vorfeld und während der Veranstaltung für Anfragen zur Verfügung.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums wird vorgelegt (z.B. Vereinbarung mit Veranstalter/in) und entsprechend belegt.

Der/die Lizenznehmer/in oder Veranstalter/in befragt die Teilnehmer/innen mit geeigneten Mitteln zu ihrer Meinung über die Greening Maßnahmen oder gibt ihnen auf andere Weise eine Möglichkeit für Rückmeldungen. (Schriftliche Fragebögen, Feedbackfunktion online in der Green Meetings Software, Umfrage etc. ). Die Ergebnisse der Befragung werden ausgewertet und spätestens vor der nächsten Veranstaltung in die Software eingetragen.

Beurteilung und Prüfung: Eine Erklärung über die Einhaltung des Kriteriums wird vorgelegt (z.B. Vereinbarung mit Veranstalter/in), nach der Veranstaltung werden die Daten in die Software eingetragen.

8. Soziale Aspekte

Bei Veranstaltungen mit mehr als 1000 Teilnehmer/innen wird ein Sicherheitskonzept erstellt und die verantwortlichen Mitarbeiter/innen werden eingeschult. Ist ein Sicherheitskonzept durch den Veranstaltungsort oder die Security Firma vorhanden, so wird sichergestellt, dass die Inhalte an die verantwortlichen Mitarbeiter/innen verständlich kommuniziert werden.

Beurteilung und Prüfung: Vorlage Sicherheitskonzept, Beschreibung Mitarbeiterschulung

Wenn ein energieäquivalenter Dauerschallpegel von über 80 dB zu erwarten ist, gilt:

a) Besucher/innen werden im Vorfeld und vor Ort über mögliche Gesundheitsgefährdungen informiert.

b) Gehörschutzmittel mit einer Schalldämmung von mindestens 15 db und nach ÖNORM EN 24869-1:1992 geprüft, sind vorhanden und werden den Teilnehmer/innen gratis angeboten.

Beurteilung und Prüfung: Ankündigung in der Einladung /Ausschreibung.

Special Effects, die Abfall erzeugen (Pyrotechnik, Konfetti, Deko-Schnee, Schaum, etc.), dürfen nicht eingesetzt werden.

Beurteilung und Prüfung: Erklärung des/der Veranstalters/in oder des/der Lizenznehmers/in über die Einhaltung des Kriteriums (z.B. Vereinbarung mit Veranstalter/in)